Eventos: Planeamiento, etapa en la que se deben estimar todos los aspectos

11 May

Por María Inçaurgarat y Ariel Medina

Para llevar adelante un evento, ya sea por fines comerciales, humanitarios o placer; se debe planificarlo debidamente, es así que al considerar todos los detalles nos permite tener resultados positivos sin desperdiciar recursos. Sin embargo, también debemos estar preparados si los resultados fuesen negativos, estimando los problemas que podrían ocurrir para brindar soluciones efectivas a la hora de comunicar.

 

Sobre “La Misa” del Indio Solari en el predio La Colmena, Olavarría, mucho se comunicó y preparó previo al show para recibir a 120 mil personas y al momento del show asistieron 300 mil aproximadamente y nada salió como lo esperaba la ciudad y sus organizadores.

En la planificación, se debe definir los objetivos que se desean alcanzar; generales y específicos. Que nos ayudará a visualizar con claridad las directrices principales del evento. Al abordar la temática vamos a poder diferenciar cuál es la finalidad del mismo. No es igual un lanzamiento de producto que un concierto de música, dónde en el último se busca recreación y diversión. De esta manera, nos permite conocer al público al cual nos dirigimos y asiste (status, rango etéreo, patrocinadores, líderes de opinión, prensa) y si el establecimiento posee la infraestructura correcta para realizarlo. Este último se ajusta al presupuesto disponible, balance entre la comodidad de los asistentes y su seguridad.

 “(…)900 policías de la provincia patrullarán por fuera del predio. La Colmena será vigilada a través de cámaras de seguridad alrededor, en el interior y en los 10 accesos por donde ingresará la gente, a 500 metros del escenario. Además, la productora contrató a 1300 personas de seguridad privada, 100 trabajadores de la salud -médicos, paramédicos y enfermeros- divididos en 10 puestos sanitarios y 18 ambulancias, para no saturar las instalaciones del hospital municipal donde ya duplicaron el personal para el fin de semana”. estas fueron algunas de las declaraciones previas al evento.

Enumeraremos a continuación algunas cuestiones que debemos considerar:

  • Presupuesto: ¿Cuál es el monto de dinero disponible para la realización del evento?
  • Fecha: el día exacto puede tomarse como estrategia.
  • Establecimiento: Según presupuesto disponible, se escoge el lugar adecuado teniendo encuentra infraestructura, capacidad y seguridad.
  • Publicidad: ¿Cuánto vamos a propagar nuestro evento? ¿Mediante qué recursos? Medios online y offline,banners, flyers, carteles, etc…
  • Venta de entradas: Nos permite controlar la cantidad de asistentes al evento, sin la opción de generar excedentes.
  • Patrocinadores: Envío de propuestas de patrocinio a organizaciones
  • Seguridad:Si fuera necesario, además de contar con seguridad propia del evento, se debe pedir colaboración a servicios de seguridad privada.
  • Permisos:Generar los permisos necesarios para realizar el evento

En conclusión, un evento no se debe producir de forma improvisada; antes de su ejecución debemos investigar y planificar correctamente, para evitar su mal desarrollo y garantizar el éxito.

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